Адаптация новых сотрудников — важная часть работы с персоналом. От того, как пройдут первые недели, зависит, насколько быстро человек начнёт работать эффективно, будет ли он вовлечён и захочет ли остаться в компании надолго.
Любая ошибка или задержка — например, если нет нужного доступа или информации — не просто вызывает неудобства. Это может привести к тому, что сотрудник теряет мотивацию, меньше спрашивает, чаще ошибается и дольше вникает в задачи.
Чтобы адаптация прошла хорошо, новичку нужно вовремя получить доступ ко всем нужным системам, материалам и контактам. Поэтому настройка доступа — это не только задача ИТ, но и важная часть закрепления сотрудника в новой роли.
Любая ошибка или задержка — например, если нет нужного доступа или информации — не просто вызывает неудобства. Это может привести к тому, что сотрудник теряет мотивацию, меньше спрашивает, чаще ошибается и дольше вникает в задачи.
Чтобы адаптация прошла хорошо, новичку нужно вовремя получить доступ ко всем нужным системам, материалам и контактам. Поэтому настройка доступа — это не только задача ИТ, но и важная часть закрепления сотрудника в новой роли.
Потребности нового сотрудника в первые дни
Первые 5 рабочих дней — это время высокой неопределённости и когнитивной перегрузки. Начальный этап выхода на новое место работы часто сопровождается значительным стрессом и информационной нагрузкой. Согласно исследованию Каролинского института (Швеция), профессор психологии Петтер Густавссон установил, что этот период характеризуется резким ростом объема получаемой информации и напряжённым эмоциональным фоном. Он выделяет три ключевых вызова, с которыми сталкиваются новички: информационная перегрузка; сомнения в собственных компетенциях; ощущение социальной изоляции.
Подобную перегрузку обуславливает новый для сотрудника процесс вхождения в новую социальную экосистему, где ему предстоит:
Подобную перегрузку обуславливает новый для сотрудника процесс вхождения в новую социальную экосистему, где ему предстоит:
- разобраться в оргструктуре и процессе коммуникации;
- найти инструкции, шаблоны и регламенты;
- получить доступ в ключевые рабочие системы;
- понять, кто за что отвечает, кому можно задать вопрос;
- изучить корпоративную культуру и правила поведения.
Типичный процесс онбординга в компаниях
Чтобы облегчить этот переход, компании выстраивают стандартизированный процесс онбординга. Его задача — обеспечить нового сотрудника всем необходимым для продуктивного старта и снизить уровень стресса за счёт чёткой структуры и понятных шагов. Типичный онбординг включает следующие этапы:
- Бухгалтерия регистрирует нового сотрудника в учётных и кадровых системах, что позволяет корректно отразить его в базах данных компании.
- ИТ-служба на основе предоставленной информации (должность, подразделение, уровень доступа) создаёт учетные записи в корпоративных информационных системах и настраивает доступ ко всем необходимым цифровым ресурсам.
- HR-отдел направляет сотруднику данные для входа в корпоративную почту. Через неё он получает стартовый пакет: инструкции, ссылки на внутренние документы и пошаговый план адаптации.
Где возникают реальные проблемы
Несмотря на наличие стандартных процедур, именно на этапе технической и организационной настройки часто возникают «узкие места», усложняющие адаптацию.
Решением может стать внедрение SSO-сервиса (Single Sign-On), который объединяет все системы в единую точку входа. Это не только сокращает время на первичную настройку, но и обеспечивает новичку мгновенный доступ ко всем нужным ресурсам — с учётом его роли, задач и уровня доступа.
- Ручная выдача доступов. Если процессы не автоматизированы, сотрудник сталкивается с задержками: сначала нужно дождаться инструкций, затем — учётных записей, а потом — исправления ошибок в правах доступа.
- Ошибки при нестандартных ролях. Сложности возрастают, если сотрудник занимает уникальную должность, требующую индивидуального набора доступов. В таких случаях начинается цепочка ручных согласований: сотрудник обращается к руководителю или HR, руководитель — в ИТ-отдел, ИТ-специалисты вручную создают учётные записи. Но поскольку ИТ-команда часто перегружена, выдача может занять дни.
- Разрозненность информационных систем. При наличии множества платформ (LMS, CRM, таск-трекеры и др.) новичку приходится иметь дело с десятками отдельных логинов, интерфейсов и паролей. Ошибки в правах доступа усложняют вход в работу и создают дополнительную нагрузку как для сотрудника, так и для служб поддержки.
Решением может стать внедрение SSO-сервиса (Single Sign-On), который объединяет все системы в единую точку входа. Это не только сокращает время на первичную настройку, но и обеспечивает новичку мгновенный доступ ко всем нужным ресурсам — с учётом его роли, задач и уровня доступа.
Как SSO решает эти проблемы
SSO (Single Sign-On) — это единый вход в корпоративную инфраструктуру. Вместо 5–10 разных логинов и паролей, сотрудник входит в одну систему и получает автоматический доступ ко всем необходимым инструментам, согласно своей роли. Что даёт SSO в контексте адаптации:
- Единая точка старта. Новый сотрудник входит через SSO и сразу попадает в адаптационный портал или дашборд, где собраны все нужные ссылки, инструкции, шаги.
- Автоматическое предоставление доступов по ролям. Например, маркетологу автоматически открываются доступы к CRM, системе рассылок, базе знаний и LMS с нужным курсом.
- Снижение нагрузки на HR и IT. Нет необходимости вручную настраивать доступы, сбрасывать пароли, объяснять, как попасть в систему. Всё происходит автоматически при создании аккаунта.
Как внедрить SSO для онбординга
- Проанализируйте точки входа: какие сервисы используются на старте (LMS, почта, чат, база знаний).
- Определите роли и наборы доступов: какие ресурсы нужны маркетологу, менеджеру, разработчику и т.д. Подробнее о том, как создать ролевую модель, мы рассказали в этой статье.
- Выберите SSO-решение: например, Trusted.ID – универсальное решение, с помощью которого можно организовать доступ клиентов, партнеров и сотрудников организаций к необходимым информационным системам, сайтам и приложениям.
- Настройте интеграции к учетным системам внутри контура организации: 1C, Битрикс, ALD Pro, другие рабочие приложения, почты и облака.
- Настройте удобные способы входа: через Trusted.ID, а также через других SSO-провайдеров, как глобальных Google, Microsoft, так и российских ЕСИА (Госуслуги), Яндекс, Mail.Ru, VK и др.
- Обучите HR и нанимающих менеджеров: как эффективно использовать систему.
Адаптация — это не просто про «вышел на работу». Это про то, как быстро человек начнёт приносить ценность бизнесу. И как он будет чувствовать себя в первые недели — уверенно или потерянно.
SSO — это не просто технологическая надстройка. Это ключ к бесшовному старту, который уменьшает количество ошибок, снижает нагрузку на команды и создаёт позитивный опыт с первого дня. Если вы хотите, чтобы каждый новый сотрудник быстро погрузился в работу — начните с того, чтобы у него был единый ключ ко всем информационным системам. Свяжитесь с нами для обсуждения ваших задач и внедрения SSO-сервиса: +7 937 115-20-30, info@digtlab.ru.