Новости

Как КриптоАРМ ГОСТ упрощает согласование документов в вузах

Высшие учебные заведения регулярно сталкиваются с необходимостью согласования документов, регламентирующих их деятельность.

Процесс согласования документов в вузе, как правило, проходит следующим образом: инициатор составляет текста документа, специалисты из разных отделов изучают его и вносят корректировки, далее проректор, отвечающий за направление, визирует результат, на последнем этапе ректор утверждает и подписывает финальный документ.

Это лишь общее описание, фактически же, количество вовлеченных в процесс людей и этапов согласования может быть значительно больше.

На каждом этапе неизбежно возникают вопросы и корректировки, а значит, файлы многократно изменяются и пересылаются. К тому же для принятия решения участникам нужен доступ к ранее утвержденным документам и иной дополнительной информации, которую также необходимо подготовить и предоставить всем участникам.

Как результат, согласование требует времени и внимания большого количества сотрудников, а постоянные изменения и пересылка копий создает дополнительные сложности и усиливает влияние человеческого фактора.

Цели проекта

Целью проекта является существенное упрощение и ускорение процесса согласования документов в университетах.

Решения

КриптоАРМ ГОСТ — приложение для работы с электронными документами, которое можно использовать и на ПК, и в мобильных устройствах. Оно позволяет надежно шифровать, безопасно хранить и удобно подписывать файлы любого размера и формата.

Этапы проекта

  1. Установка бесплатного модуля КриптоАРМ Документы.
  2. Установка криптопровайдера СКЗИ КриптоПро CSP 5.0.
  3. Загрузка программы для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 3.
  4. Оформление электронной подписи.
  5. Обучение сотрудников использованию системы.

Преимущества продукта

  • Экономия времени и усилий сотрудников на подготовку, обработку и корректировку документов.
  • Упрощение и ускорение обмена документами между сотрудниками и подразделениями вуза.
  • Четкие траектории согласования документов и возможность контроля их соблюдения.
  • Быстрый доступ ко всем ранее согласованным документам онлайн.

Полученные результаты от внедрения

  1. Сокращение времени, затрачиваемого на согласование документов.
  2. Увеличение прозрачности процесса согласования.
  3. Эффективное использование ресурсов и минимизация человеческого фактора.
2023-10-11 16:21 Проекты