Высшие учебные заведения регулярно сталкиваются с необходимостью согласования документов, регламентирующих их деятельность.
Процесс согласования документов в вузе, как правило, проходит следующим образом: инициатор составляет текста документа, специалисты из разных отделов изучают его и вносят корректировки, далее проректор, отвечающий за направление, визирует результат, на последнем этапе ректор утверждает и подписывает финальный документ.
Это лишь общее описание, фактически же, количество вовлеченных в процесс людей и этапов согласования может быть значительно больше.
На каждом этапе неизбежно возникают вопросы и корректировки, а значит, файлы многократно изменяются и пересылаются. К тому же для принятия решения участникам нужен доступ к ранее утвержденным документам и иной дополнительной информации, которую также необходимо подготовить и предоставить всем участникам.
Как результат, согласование требует времени и внимания большого количества сотрудников, а постоянные изменения и пересылка копий создает дополнительные сложности и усиливает влияние человеческого фактора.
Процесс согласования документов в вузе, как правило, проходит следующим образом: инициатор составляет текста документа, специалисты из разных отделов изучают его и вносят корректировки, далее проректор, отвечающий за направление, визирует результат, на последнем этапе ректор утверждает и подписывает финальный документ.
Это лишь общее описание, фактически же, количество вовлеченных в процесс людей и этапов согласования может быть значительно больше.
На каждом этапе неизбежно возникают вопросы и корректировки, а значит, файлы многократно изменяются и пересылаются. К тому же для принятия решения участникам нужен доступ к ранее утвержденным документам и иной дополнительной информации, которую также необходимо подготовить и предоставить всем участникам.
Как результат, согласование требует времени и внимания большого количества сотрудников, а постоянные изменения и пересылка копий создает дополнительные сложности и усиливает влияние человеческого фактора.
Цели проекта
Целью проекта является существенное упрощение и ускорение процесса согласования документов в университетах.
Решения
КриптоАРМ ГОСТ — приложение для работы с электронными документами, которое можно использовать и на ПК, и в мобильных устройствах. Оно позволяет надежно шифровать, безопасно хранить и удобно подписывать файлы любого размера и формата.
Этапы проекта
- Установка бесплатного модуля КриптоАРМ Документы.
- Установка криптопровайдера СКЗИ КриптоПро CSP 5.0.
- Загрузка программы для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 3.
- Оформление электронной подписи.
- Обучение сотрудников использованию системы.
Преимущества продукта
- Экономия времени и усилий сотрудников на подготовку, обработку и корректировку документов.
- Упрощение и ускорение обмена документами между сотрудниками и подразделениями вуза.
- Четкие траектории согласования документов и возможность контроля их соблюдения.
- Быстрый доступ ко всем ранее согласованным документам онлайн.
Полученные результаты от внедрения
- Сокращение времени, затрачиваемого на согласование документов.
- Увеличение прозрачности процесса согласования.
- Эффективное использование ресурсов и минимизация человеческого фактора.