В современном мире образования, где поток информации растет с каждым днем, управление документами и их безопасность становятся ключевыми аспектами. Для высших учебных заведений это особенно актуально, так как им необходимо не только обеспечить доступ к важным документам, но и гарантировать их законное признание.
В настоящее время сотрудники деканатов часто обрабатывают бумажные документы, что может быть не только неудобным для студентов, но и экономически нецелесообразным. Компания "ЮНИСИСТЕМС" разработала модуль "Мой деканат" по заказу ФГБОУ ВО «ПИМУ» Минздрава России, предоставляя студентам возможность запроса документов через онлайн-платформу. Однако студентам по-прежнему приходилось получать запрошенные документы лично на бумажном носителе.
Для предоставления возможности перехода к электронным документам требуются высокие стандарты безопасности и подтверждение юридической силы. С учетом данной потребности, компания "ЮНИСИСТЕМС" обратилась к компании "Студия цифровых решений" с запросом на интеграцию приложения "КриптоАРМ ГОСТ 3".
Цели проекта
Оптимизация бизнес-процессов при помощи автоматизации обмена юридически значимых электронных документов, обеспечение их безопасности и снижение риска ошибок.
Решение
КриптоАРМ ГОСТ 3 – это комплексное программное решение, спроектированное для подписи и надежной защиты электронной документации с применением усиленной электронной подписи.
Использование КриптоАРМ ГОСТ 3 уменьшает рабочую нагрузку на сотрудников, что позволяет более эффективно обрабатывать электронные документы и снижает вероятность возникновения ошибок.
Этапы проекта
- Анализ текущей системы ЮНИВУЗ-Комплекс 1.0 с целью оценки ее работоспособности и соответствия требованиям
- Разработка технического задания
- Определение времени и ресурсов для реализации проекта
- Внедрение и настройка приложения КриптоАРМ ГОСТ 3
Необходимое оборудование
Для подписания электронных документов сотрудникам деканатов необходимо:
- Криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, обеспечивающий криптографические операции для подписи и шифрования данных
- Приложение КриптоАРМ ГОСТ 3 Защищённая почта, предназначенное для подписи и шифрования данных
- Сертификат УКЭП
- Доступ к порталу вуза, на котором функционирует модуль “Мой деканат”
Преимущества интеграции КриптоАРМ ГОСТ 3
- Включен в Реестр отечественного ПО
- Поддерживает Windows, macOS и Linux (включая российские ОС)
- Совместим с СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 и выше, а также с отечественными ключевыми носителями Рутокен, JaCarta и eSmart ГОСТ
- Может быть использован в качестве клиента для российских почтовых серверов, включая Communigate PRO, МойОфис Почта, Mailion, Р7-Офис Корпоративная почта, Tegu, Enterprise, VK WorkMail и RuPost
- Предоставляет гибкие возможности интеграции электронного документооборота на веб-ресурсе любой организации через КриптоАРМ API
Полученные результаты
- Организация четкого и понятного документооборота
- Унифицированные и прозрачные процессы обработки документов
- Создание базы шаблонов унифицированных форм (все бланки запросов хранятся в системе, обновляются автоматически в соответствии с требованиями законодательства)
- Создание, хранение и обмен юридически значимых форм электронного документооборота
- Значительное сокращение времени на обработку и подписание электронных документов, достигаемые за счет автоматизации системы рассылки и интеграции УКЭП
- Сокращение трудозатрат сотрудников деканата и студентов
- Предоставляет безопасный и конфиденциальный механизм для отправки электронных сообщений и файлов через электронную почту
Заключение
Все эти результаты были достигнуты благодаря успешной интеграции КриптоАРМ ГОСТ 3 через API. Это приложение позволило автоматизировать процесс подписания электронных документов, гарантируя юридическую значимость подписи. Пользователи могут отправлять документы для подписи, выбирать необходимые параметры подписи, сохранять подписанные файлы и автоматически возвращать их в информационную систему. Эффективное использование этого решения значительно сократило трудозатраты и время, предоставляя более прозрачный и удобный документооборот в вузе.
Если вы заинтересованы в оптимизации вашего документооборота и снижении операционных затрат, мы приглашаем вас скачать бесплатно и попробовать КриптоАРМ ГОСТ 3. Наши эксперты готовы предоставить вам консультацию по интеграции приложения в вашу электронную систему вуза, будь то “Мой Деканат” или его аналоги.