Автоматизация работы с учетными записями сотрудников: создание, блокировка, изменение данных

2024-12-11 09:49 Проекты

Работа ИТ-администратора в крупной компании — это бесконечная гонка за рутиной. Создание учетных записей для новых сотрудников, блокировка при увольнении, изменение данных — это ключевые этапы работы с учетными записями, которые требуют автоматизации для минимизации ошибок и ускорения процессов. Особенно это ощутимо в организациях с большим штатом (от 500 сотрудников) и множеством разрозненных информационных систем. Но что, если рутинные операции можно автоматизировать, разгрузив ИТ-службу и повысив эффективность всей компании?

День ИТ-администратора как круговорот учетных записей

Давайте посмотрим, как выглядит обычный день ИТ-администратора в компании без автоматизации:

Утро начинается с проверок: не поступали ли заявки на создание учетных записей. Новые сотрудники ждут, пока администратор вручную настроит все необходимые доступы в разных корпоративных системах (например, 1C, Bitrix и др).
После обеда приходит письмо от HR: «Сотрудник уволился вчера, заблокируйте доступы». Администратор оперативно выясняет, в каких сервисах и приложениях была учетная запись сотрудника. Однажды забытый доступ может стать причиной утечки данных.
К вечеру — еще несколько запросов на смену паролей, добавление временных прав или подключение к новому сервису. Только в больших компаниях таких задач в день бывает много.

«До автоматизации подключение нового сотрудника было похоже на марафон: нужно было вручную создать учетные записи в десятке систем, настроить доступы, проверить их работу. Часто сотрудники по несколько часов ждали доступов в первый рабочий день. Сейчас, благодаря автоматизации, учетные записи создаются еще до выхода сотрудника на работу. Ему сразу доступны все необходимые системы», — Андрей, администратор информационных систем в торговой компании «Ретрейд».

Один из популярных способов решения проблемы — увеличивать штат ИТ-администраторов. Но это не только дорого, но и неэффективно. Здесь на помощь приходит автоматизация администрирования учетных записей.

После автоматизации: рутину берет на себя IDM

IDM-системы (Identity Management) предлагают централизованное управление учетными записями сотрудников, обеспечивая автоматизацию ИТ-службы и внедрение инструментов для оптимизации рутинных процессов. Что это меняет?

Централизованное управление и синхронизация: IDM объединяет разрозненные информационные системы в единый центр управления доступами. Учетные записи создаются, блокируются и изменяются автоматически на основании изменений в кадровом учете (например, 1С).

Полный контроль за доступами и полномочиями: можно создавать учетные записи сотрудников автоматически при приеме на работу, автоматически блокировать уволенных сотрудников во всех сервисах одновременно, устанавливать временные права и следить за их сроком действия.

Самообслуживание сотрудников: пользователи могут сами менять пароли через личный кабинет, что снижает нагрузку на ИТ-службу.

Повышение безопасности: централизованный контроль доступов и единая точка мониторинга уменьшают вероятность несанкционированного доступа, что делает управление учетными записями более прозрачным и надежным.

«У нас в компании однажды произошел неприятный случай: сотрудник, уволенный в пятницу, все выходные имел доступ к корпоративной почте и облачным сервисам. Как выяснилось, его учетные записи не были заблокированы вовремя. Он воспользовался ситуацией и напоследок оставил после себя неприятные сюрпризы. После внедрения Trusted.IDM эта проблема осталась в прошлом. Теперь все учетные записи блокируются автоматически сразу после завершения трудового договора. Я перестал переживать, что из-за человеческого фактора доступ останется активным, а конфиденциальная информация окажется под угрозой», — Михаил, инженер службы технической поддержки.

Инструменты автоматизации помогают не только снизить нагрузку на ИТ-администраторов, но и минимизировать риски и повысить производительность всей компании.

Вместо заключения

Рабочий день ИТ-администратора после внедрения IDM-системы становится структурированным и предсказуемым. Утро начинается не с проверки новых заявок, а с анализа информации в одном окне Trusted.IDM. При наличии запросов администратор одобряет или отклоняет их нажатием одной кнопки. Можно спокойно налить себе чашку чая, обсудить последние технологические тренды с коллегами и приступить к стратегическим задачам.

Рутинные операции, такие как создание учетных записей, смена паролей или блокировка уволенных сотрудников, теперь решаются за минуты — автоматически и безошибочно, оставляя время для внедрения новых решений, оптимизации инфраструктуры или разработки более гибких политик доступа. Ушел стресс, связанный с постоянной необходимостью реагировать на срочные запросы, а продуктивность работы команды выросла.

Автоматизация работы с учетными записями — это шаг, который должен сделать каждый бизнес, стремящийся к эффективности. Студия цифровых решений является интегратором Trusted.IDM. Данный продукт предлагает единый центр управление правами и полномочиями, а также контроль над временными доступами для внешних контрагентов. Свяжитесь с нами, чтобы узнать подробнее о Trusted.IDM. Это новый стандарт управления учетными записями, который меняет не только рабочий день администратора, но и всю компанию.